Dans le monde professionnel, la communication peut prendre différentes formes. Parmi elles, la communication écrite : que ce soit pour envoyer des emails, rédiger des rapports ou communiquer avec des collègues et des clients, la manière dont vous vous exprimez par écrit peut avoir un impact significatif sur votre efficacité et vos relations professionnelles.Laissez-nous vous partager quelques conseils pratiques pour améliorer votre communication écrite au travail, afin de vous aider à transmettre vos messages de manière claire, concise et professionnelle.
I. Qu’est-ce qu’une communication écrite optimisée?
Pour qu’une communication écrite soit efficace (que ce soit un email, un rapport, une note, un contrat…), elle doit respecter la règle des 6 C :
- être Clair : Assurez-vous que votre message soit facilement compréhensible, sans ambiguïté, pour votre audience.
- être Concret : Illustrez vos idées avec des exemples précis et des faits tangibles. Utilisez des verbes d’action et assurez-vous qu’il n’y ait aucune faute d’orthographe.
- être Cohérent : Organisez vos idées de manière logique pour maintenir une continuité dans vos propos. Votre message doit respecter une certaine hiérarchie d’info (replacer le contexte avant d’entrer dans le vif du sujet).
- être Concis : Exprimez-vous de manière concise, en allant droit au but et en utilisant un minimum de mots.
- être Complet : Cela peut paraître paradoxale suite au point précédent, mais assurez vous d’intégrer tous les éléments essentiels, en évitant les détails superflus qui pourraient surcharger le message. On ne tourne pas autour du pot mais on ne manque aucune information essentielle au contexte du sujet.
- rester Courtois : Faites preuve de respect et d’amabilité, en adoptant un ton poli et en personnalisant vos salutations.
II. Impact sur la Productivité et les Relations Professionnelles
Une communication écrite efficace peut transformer la dynamique d’une équipe. Une étude de McKinsey a révélé que les employés qui communiquent efficacement sont 25% plus productifs. De plus, une bonne communication écrite renforce les relations professionnelles, en facilitant la collaboration et la compréhension mutuelle.
Lorsque vous rédigez un email ou un rapport, mettez-vous à la place de votre lecteur. Quelles informations sont essentielles pour eux ? Comment pouvez-vous structurer votre message pour qu’il soit facilement digéré ? En répondant à ces questions, vous augmenterez l’efficacité de votre communication.
Conseil #1 : Analyser et Comprendre son Public
La clé d’une communication écrite réussie réside dans la compréhension de son audience. Imaginez que vous parliez à un groupe de médecins spécialistes avec le même langage que vous utiliseriez pour des étudiants en première année. Le message ne passerait pas. Comment alors adapter son ton et son style ?
A. Adapter le Ton et le Style à l’Audience
Un ton formel est approprié dans des situations professionnelles ou avec des supérieurs hiérarchiques, tandis qu’un ton plus décontracté peut être utilisé avec des collègues proches. Par exemple, pour un email destiné à un client important, utilisez un langage professionnel et courtois : « Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint… ». En revanche, pour un collègue, un simple « Voici le document demandé… » suffira.
B. Comprendre les Besoins du Public
Une fois que vous avez défini à qui vous vous adressez, mettez-vous à leur place pour comprendre les informations essentielles dont ils ont besoin ou ce qui risque d’impacter leurs gestes du quotidien ou leurs projets. Ceci vous permettra d’être plus concis et d’entrer dans le vif du sujet.
Vous avez besoin d’une réponse? Interpellez les personnes concernées dans cet écrit, de façon courtoise, en exprimant clairement en quoi elles peuvent vous aider.
Votre email d’origine s’adresse à des profils différents pour un même sujet? Deux options: 1/ pour envoyer votre email par segment de personnes partageant les mêmes contraintes/postes/intérêts pour votre note. Ceci vous permettra d’adapter le message en fonction de ce qui les importe. 2/ Vous invitez dans un email tous le sparticipants d’un sujet et les tagger dans le corps de l’email pour les informations qui les concernent. (L’option 1 reste la meilleure.)
Conseil #2: Structurer ses Messages de Manière Efficace
La structure d’un message écrit est aussi importante que son contenu. Une bonne structure rend le texte plus lisible et aide à transmettre l’information de manière claire et logique.
- Utilisez judicieusement des paragraphes et des titres. Un paragraphe ne doit contenir qu’une seule idée principale. Les titres et sous-titres doivent être utilisés pour guider le lecteur à travers le texte, comme des panneaux de signalisation sur une route.Prenons l’exemple d’un rapport de projet. Commencez par un titre principal clair (H1), suivi de sous-titres pour chaque section (H2), et utilisez des sous-sous-titres (H3) pour les points détaillés. Cette hiérarchie aide le lecteur à naviguer facilement dans le document et à trouver rapidement les informations dont il a besoin.
- La hiérarchie de l’information : Présentez les informations les plus importantes en premier, suivies des détails secondaires. Cette technique, appelée la pyramide inversée, est couramment utilisée dans le journalisme pour capter immédiatement l’attention du lecteur. Pour pratiquer, essayez de résumer vos messages en une phrase. Ensuite, développez cette phrase en ajoutant des détails et des contextes supplémentaires. Cela vous aidera à structurer vos idées de manière claire et logique.
- Évitez les phrases longues et complexes qui peuvent prêter à confusion. Utilisez des mots simples et des phrases courtes. Par exemple, au lieu de dire « Nous devons procéder à l’analyse des données afin de déterminer les tendances », dites « Nous devons analyser les données pour trouver les tendances ». Évitez le jargon et les termes techniques, sauf si vous êtes sûr que votre audience les comprendra.
- Evitez le jargon : ceci peut être une barrière à la communication si des interlocuteurs visés par votre communication ne partagent pas ces codes. À moins que vous ne vous adressiez à un public spécialisé, évitez d’utiliser des termes techniques sans explication. Si vous devez utiliser un terme technique, expliquez-le brièvement. Par exemple, au lieu de dire « Le ROI de notre projet est élevé », dites « Le retour sur investissement (ROI) de notre projet est élevé ».
Conseil #3: Un paragraphe, une idée
Vous êtes déjà au courant de l’importance de rédiger des paragraphes courts. Mais qu’en est-il du contenu? Dès le début du paragraphe, introduisez le sujet principal qui sera développé. Chaque paragraphe doit se concentrer sur une seule idée centrale, et les phrases suivantes serviront à l’explorer en profondeur. Lorsqu’une nouvelle idée majeure émerge, elle doit être présentée dans un paragraphe distinct.
Conseil #4: Laissez votre audience digérer l’info
Tout simplement en aérant votre texte. On ne retient rien d’un pavé en Times New Roman, 10 px. Pour les fans de la série Friends, nous vous invitons à revoir la réaction de Ross quant à la lettre de 18 pages recto verso écrite par Rachel 😉
Conseil #5 : Relecture et Révision des Écrits
La relecture et la révision sont des étapes clés pour assurer la qualité de votre communication écrite.
Une relecture attentive permet de repérer les erreurs et d’améliorer la clarté de votre message. Prenez le temps de relire votre texte plusieurs fois, en vous concentrant sur différents aspects à chaque lecture (orthographe, grammaire, structure, etc.).
Pour une révision efficace, essayez de lire votre texte à voix haute ou demandez à un collègue de le relire. Utilisez également des outils de relecture comme Grammarly ou Antidote pour détecter les erreurs que vous auriez pu manquer.
Conseil #6 : Feedback et Amélioration Continue
Le feedback est essentiel pour améliorer vos compétences en communication écrite. Un feedback constructif vous aide à identifier vos points faibles et à vous améliorer. N’hésitez pas à demander des retours à vos collègues et supérieurs.
Pour améliorer vos compétences, pratiquez régulièrement et prenez en compte les retours que vous recevez. Participez à des ateliers de rédaction et lisez des livres sur le sujet pour enrichir vos connaissances.
En suivant ces quelques conseils, vous pourrez améliorer vos écrits, rendre vos messages plus clairs et plus efficaces, et ainsi renforcer vos relations professionnelles et votre productivité.
